Bestaan “totaaloplossingen" eigenlijk wel in de schoonmaak? De veelzijdige planning van het schoonmaakwerk vraagt om een moderne gespecialiseerde oplossing.
De processen om schoonmaakwerk te digitaliseren kunnen grofweg worden onderverdeeld in CRM, Planning, Uitvoering en Financiën. Als schoonmaakbedrijven willen digitaliseren zijn er twee keuzes. Kies je voor een verouderde “totaaloplossing” (vroeger ERP) met hoge kosten? Of kies je voor een moderne, innovatieve en leuke oplossing die focust op jouw planning en operatie en koppel je met een gespecialiseerd boekhoudsysteem?
Één software die al jouw werk naadloos ondersteunt is toch geweldig? Toch komen veel schoonmaakbedrijven daarmee bedrogen uit. De boekhoudkant is meestal wel goed geregeld, maar planning en communicatie gebeurt nog volop met Excel, potlood en papier. Blijkbaar bestaat er niet één “totaaloplossing” die de benodigde veelzijdige planning ondersteunt en gebruik maakt van moderne mobiele apps.
Dat heeft twee redenen:
Professionele schoonmaakbedrijven hebben vaak wel 3 tot 5 verschillende specialismes in huis. Van eenvoudig werk met lage marge naar zeer complex met goede marge. Ieder type werk vraagt een unieke aanpak, wat leidt tot een veelzijdig plan proces.
Hieronder de 5 schoonmaakspecialismes die wij het meest tegenkomen:
Herhalend schoonmaakwerk van objecten. Vaak meerde malen per week voor 1 à 2 uur. Daarbij wordt veel part-time personeel gebruikt. De klant focust op aanwezigheid volgens contracturen. Facturatie is een vast maandelijks bedrag op contractbasis.
Herhalend schoonmaakwerk van objecten met meerde opdrachten per dag die wekelijks kan afwijken. De focus ligt op een ideale route met minimale reistijd voor een vast fulltime team in 1 bus. Gedurende de dag is inzicht in de voortgang nodig om op tijd bij te sturen. Werkbonnen worden afgetekend ten behoeve van facturatie.
Herhalend schoonmaakwerk van portieken, appartementen en flats voor woningcorporaties of vereniging van eigenaren. De tijdsbesteding is kort en het werkschema wijkt iedere week af. Dit zorgt voor hoge plancomplexiteit. De bewoners en objectbeheerders kijken mee. Woningcorporaties willen bewijs van aanwezigheid en focussen op kwaliteitsbewaking en efficiëntie.
Gespecialiseerd schoonmaakwerk met een gekwalificeerd team en specialistisch materieel. Veel aandacht voor veilig werken en kwaliteitsprocedures. Verbruikt materiaal wordt op de werkbon vastgelegd. Meerwerk wordt apart geregistreerd en gefactureerd. Na afronding opdracht wordt de werkbon ondertekend.
Grootschalige schoonmaakprojecten waarbij een team voor langere tijd op 1 opdracht werkt. Het project mag niet een te grote impact hebben op de dagelijkse operatie. Beschikbaarheid van materieel is een uitdaging. Bij afronding van het project wordt de opleverlijst door de klant afgetekend. Facturatie in delen volgens afspraak.
Om al die specialismes efficiënt uit te voeren, heb je grip nodig op al je werk. Dat lukt alleen met een moderne software die een veelzijdig planproces ondersteund. Ieder schoonmaakspecialisme vraagt om andere functies.
Een “totaaloplossing” die niet al deze schoonmaakspecialismes en planmethodes ondersteunt, is daarom geen “totaaloplossing”. Het voordeel van de boekhouding in één systeem valt daarmee weg. Dan is de best passende moderne oplossing is de enige route voorwaarts!
Appreo digitaliseert schoonmaakorganisaties op een moderne manier met grafische planning, werkbonnen, aanwezigheid/tijdregistratie, checklists en teamcommunicatie. Wij koppelen met alle vooraanstaande gespecialiseerde financiële systemen zoals Afas, Exact, Snelstart etc. Probeer Appreo 30 gratis.
