De stap naar integrale Facilitaire Dienstverlener

Van één dienst naar integrale Facilitaire Dienstverlener

Een goede Facilitaire Dienstverlener is voor iedere organisatie van levensbelang. Of het nu gaat om een ziekenhuis, theater, school of kantoor, Facilitaire Dienstverleners regelen dat alle faciliteiten top geregeld zijn. Facilitaire Dienstverleners weten namelijk dat een schone, veilige en gezonde werk omgeving mensen blijer maakt. Daarom verzorgen zij de ondersteunende diensten voor organisaties en processen op het gebied van schoonmaak, beveiliging, catering, logistiek en meer.

Het samenvoegen van verschillende facilitaire diensten zorgt voor efficiëntere dienstverlening, financiële voordelen en een betere klanttevredenheid. Aanbieders van specifieke enkele diensten stappen op naar een integrale Facilitaire Dienstverlener.  Deze bedrijven bieden vervolgens een breed palet aan facilitaire diensten. Vervolgens werk zij actief samen met andere Facilitaire partners van opdrachtgevers.

Vooral schoonmaakbedrijven pakken deze kans

In deze transformatie en consolidatie zijn het vooral schoonmaakorganisaties die de handschoen oppakken. Medewerkers van schoonmaakbedrijven zijn de onzichtbare ogen en oren op locaties van hun opdrachtgevers. De laatste jaren wordt de aanwezigheid meer zichtbaar en maken schoonmaakbedrijven meer impact. Vervolgens presenteren zij zich succesvol als facilitair verbinder. Daarmee krijgen zij het vertrouwen van opdrachtgevers om meerdere Facilitaire Dienstverleners te laten samenwerken. Het doel is om de complete Facilitaire Dienstverlening naar een hoger plan te tillen.

Partners en onderaannemers aansturen

Het bedrijf heeft niet meer alle specialistische kennis zelf in huis. De afhankelijkheid van onderaannemers wijzigt van alleen “uitvoering” naar “advies en uitvoering”. Daarbij wordt het palet aan partners en onderaannemers breder en talrijker. De coördinatie, planning, aansturing, (kwaliteits) controle en communicatie tussen verschillende partners neemt toe.

Het advies is om meerdere partners zelfstandig te laten samenwerken in één centraal platform voor planning, kwaliteitscontrole en communicatie.  De nieuwe integrale Facilitaire Dienstverlener behoudt het overzicht en informeert de klant op basis van actuele informatie.

Benodigde kennis en certificaten

Voor bepaalde activiteiten kan specifieke kennis of een certificaat benodigd zijn.  De juiste medewerker, met de juiste kennis op de juiste plek.

Het wordt geadviseerd om kennis per medewerker vast te leggen en te beheren in een planoplossing. De planoplossing adviseert om de juiste medewerker op de juiste plek te garanderen.

Transparantie en communicatie naar opdrachtgever

De nieuwe Facilitaire Dienstverlener is de centrale spil in de communicatie naar de opdrachtgever. Bij de dagelijkse uitvoering ontstaat veel communicatie tussen verschillende rollen:

• Opdrachtgever
• Planning Facilitair Dienstverlener
• Planning onderaannemer
• Medewerker Facilitaire Dienstverlener
• Medewerker onderaannemer
• Locatie beheerder opdrachtgever
• Projectmanager Facilitair Dienstverlener
• Management

Als dit niet voldoende geautomatiseerd is, leidt dit tot veel ongestructureerde communicaties in groepsapps, emails, bellen etc.

Een gezamenlijk platform waarin onderaannemers zelf kunnen plannen en waarbij  gepland werk actueel inzichtelijk is voor de opdrachtgever schept de juiste verwachtingen. Het helpt als er een kwaliteit controle proces is ingericht voor de opdrachtgever. Bij vragen, wensen en of klachten communiceert de opdrachtgever eenvoudig. Deze communicatie dient vervolgens als basis bij de kwartaal evaluatie.

Voordat je de stap maakt

Het is daarmee een logische vervolgstap voor schoonmaakorganisaties om te veranderen naar een integrale dienstverlener. Om deze transformatie succesvol te maken is een gedegen proces, de juiste kennis van mensen en het juiste plan- en communicatieplatform een vereiste.