Goede foto's helpen bij een goede samenwerking tussen projectleider, bouwteam, klant en toeleverancier. Makkelijk vastleggen en terugvinden.
Voortgang rapporteren vanaf een bouwplaats gebeurt op verschillende manieren en vormen. Documentatie met foto’s is zonder twijfel één van de meest eenvoudige manieren om de voortgang in het veld te laten zien. Daarom is het belangrijk dat iedereen gedetailleerde foto’s kan maken die elke stap van hun werk ter plaatse laat zien.
Het verwerken van het aantal verzamelde foto’s kan door de omvang van bouwprojecten al snel een administratieve last opleveren. In sommige gevallen kan het een groot probleem zijn voor projectmanagers wanneer er een claim of een geschil verschijnt en de foto’s niet goed zijn vastgelegd. De managers moeten dan soms honderden foto’s doorlopen om bewijs te vinden wat de werkelijke oorzaak van een fout of vertraging is. Daarom heb je als projectleider een systeem nodig waarmee je gemakkelijk door elk stukje informatie van een project kunt zoeken en effectief kunt reageren op vragen of claims voordat deze een te groot probleem worden.
Door een digitale oplossing te implementeren die is ontworpen en gebouwd met de bouwsector in gedachten kun je een sterke verbinding tussen de bouwplaats en het kantoor behouden en kun je een gedetailleerd, maar toch goed georganiseerd overzicht houden van alles wat er gebeurt. Zo kun je in plaats van dagen of zelfs weken te besteden aan bewijslast binnen no-time de juiste foto en gegevens ophalen die je nodig hebt.
Voordat we dieper ingaan op hoe een bouwapp de administratieve werklast kan voorkomen, is het van cruciaal belang om te bekijken waarom foto’s zo belangrijk zijn voor bouwprojecten. Daarom hieronder de vier belangrijkste redenen waarom fotodocumentatie in de bouw belangrijk is.
Als projectmanager weet je als geen ander hoe belangrijk het is om op elk moment beschermd te zijn tegen claims. Fotodocumentatie is daarbij één van de grootste voordelen. Er is niks overtuigender dan concreet fotobewijs van wat er op de bouwplaats heeft plaatsgevonden. Daarom is het zo cruciaal om veel duidelijke foto’s te maken van elke activiteit in het veld.
Door een gedetailleerd fotoverslag samen te stellen kun je alles over het project van jouw kant van het verhaal documenteren en zo eventuele boetes voorkomen.
Fotodocumentatie kan een doorslaggevende rol spelen in de afstemming tussen de projectleider en het bouwteam.
Telefoongesprekken, vergaderingen, WhatsApp berichten of geschreven post it’s lijken misschien goede middelen voor veel mensen in de bouw, maar ze hebben niet dezelfde kracht als fotodocumentatie. Sterker nog, deze middelen zijn vaak de bron van veel misverstanden zijn. Daarom heb je updates nodig die foto’s van de bouwplaats bevatten en zo een nauwkeurig beeld geven van het veld.
Dit kan voor de projectleider en het bouwteam het werk aanzienlijk verbeteren. In plaats van lange rapporten te schrijven en proberen niets te vergeten kunnen projectleiders eenvoudig foto’s maken en deze direct insturen terwijl ze de bouwplaats bezoeken. Zo kan iedereen zich concentreren op waar ze echt een verschil kunnen maken. Dit scheelt veel onnodige bezoekjes aan de bouwplaats.
Betere fotodocumentatie in een bouwproject staat ook gelijk aan betere bouwrapportages. Je hebt alle informatie nodig die je van de bouwplaats kunt krijgen en foto’s zijn ongetwijfeld een groot onderdeel van dit proces.
Ook is het belangrijk dat je bepaalde kwaliteitseisen stelt aan de foto’s die worden genomen in het veld. Door een vaste aanpak te hebben waar men foto’s mee maakt, zorg je ervoor dat er geen onduidelijkheden zijn wanneer de foto moet worden gebruikt voor bijvoorbeeld een onenigheid. Iedereen moet dezelfde richtlijnen volgen om ervoor te zorgen dat de fotodocumentatie correct wordt uitgevoerd. Op die manier kun je het rapportageproces versterken.
Het is inmiddels duidelijk hoe belangrijk fotodocumentatie is voor bouwprojecten, ongeacht het type of de grootte. Het is één van de belangrijkste wapens tegen claims, omdat het een objectief beeld geeft van wat er op de bouwplaats plaatsvindt.
Wat elke projectleider echter in gedachten moet houden is dat goede fotodocumentatie in de bouw een prijs heeft. Als het niet correct wordt gedaan kan het namelijk veel administratieve werklast veroorzaken en kan het projectteams zowel tijd als geld kosten.
Het vinden en implementeren van een digitale oplossing zoals Appreo kan wonderen doen voor de manier waarop je deze waardevolle informatie opslaat en terughaalt. Alle project gerelateerde foto’s worden automatisch bij het juiste project in de cloud opgeslagen, zijn met een paar keer klikken terug te vinden en te allen tijde beschikbaar voor alle geïnteresseerde partijen.
