Digitale werkbon - Begin je nu of morgen?

Volg eenvoudig de voortgang van uw team

Voor iedereen (nog) wel herkenbaar. Je ontvangt een schoonmaakopdracht via sms van een klant. Je stuurt het bericht snel door naar iemand in je schoonmaakteam waarvan je denkt dat deze op korte termijn beschikbaar is om het te uit te voeren. In de veronderstelling dat het probleem is opgelost, ga je verder met je andere werkzaamheden. Maar een paar dagen later als je een telefoontje krijgt van de klant, die geïrriteerd is dat niemand de gevraagde klus heeft afgemaakt, realiseer je je dat je bent vergeten om je werknemer te bellen om te controleren of het gedaan is.

Digitale planningssoftware zorgt ervoor dat je alle communicatie met klanten en medewerkers op ieder gewenst moment direct beschikbaar hebt op elke computer of mobiele telefoon. Je kunt de status van elke werkbon altijd en overal volgen. Hierdoor raken geen papieren kwijt of zijn ze onleesbaar, vergeet je niet wat je nog moet doen en hoef je jezelf niet meer af te vragen of iets wel is uitgevoerd. De software stroomlijnt alle processen: het verwerken van nieuwe opdrachten, het versturen van werkbonnen naar de schoonmaakmedewerkers, het afvinken en ondertekenen van de werkbonnen, het uitvoeren van inspecties en facturatie. Alles op één overzichtelijke plek.

Verlaag je kosten

We zijn het er allemaal over eens; tijd is geld. Met een digitale planning software heb je geen groot team op kantoor nodig. Het systeem doet alle berekeningen en die vervelende gegevensinvoer gaat automatisch. Veel bedrijven met een digitale planning software hebben slechts enkele personen verantwoordelijk voor planning.

Belangrijk bij het gebruik van digitale planning software is om tijd te investeren in het juist invoeren van al uw schoonmaakklanten met hun specifieke voorkeuren die contractueel zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld alle werkactiviteiten die in het contract van de desbetreffende locatie zijn afgesproken. Hierdoor blijft alle informatie overzichtelijk op één plek en is het duidelijk voor iedereen. Geen instructie mappen meer in de bus.

Daarnaast kun je van al je medewerkers een profiel aanmaken, zodat je onmiddellijk kunt zien wie er over de juiste opleiding beschikt om bepaalde werkzaamheden van de klanten uit te kunnen voeren. Hierdoor wijs je eenvoudig een werkbon toe aan de juiste medewerker. Dit maakt het plannen niet alleen veel sneller, maar het helpt ook om ervoor te zorgen dat het werk goed wordt uitgevoerd en dat de klant tevreden blijft.