Digitale werkbon - Begin je nu of morgen?

Volgens schattingen verbruikt een gemiddelde kantoormedewerker ongeveer 10.000 vellen papier per jaar. En bijna de helft belandt op dezelfde dag alweer in de prullenbak. Als je rondkijkt in je kantoor weet je hoe waarschijnlijk dat klinkt: stapels notities, werkbonnen, rapporten, urenbriefjes etc. Als je daarover nadenkt, dan zou je willen dat er een oplossing bestaat die de hoeveelheid papier die je de hele dag moet aanraken, sorteren, beschrijven en archiveren vermindert. Zeker als het om werkbonnen gaat.

De kracht van digitale werkbonnen

Het digitaliseren van de werkbonnen voor je schoonmaakmedewerkers is een makkelijke manier om de stapel papier die je nu moet bijhouden te verminderen en je werk eenvoudiger te maken! Daar zorgt moderne technologie voor. Dingen die vroeger complex en ingewikkeld waren, handel je nu met één klik af. Slimmer werken scheelt tijd en daardoor verzet je meer werk dan ooit tevoren.

Nog niet overtuigd? Lees dan ook nog onderstaande 3 redenen waarom je eigenlijk direct zou moeten overgaan tot digitale werkbonnen en planning software.

Probeer gratis

Volg eenvoudig de voortgang van uw team

Voor iedereen (nog) wel herkenbaar. Je ontvangt een schoonmaakopdracht via sms van een klant. Je stuurt het bericht snel door naar iemand in je schoonmaakteam waarvan je denkt dat deze op korte termijn beschikbaar is om het te uit te voeren. In de veronderstelling dat het probleem is opgelost, ga je verder met je andere werkzaamheden. Maar een paar dagen later als je een telefoontje krijgt van de klant, die geïrriteerd is dat niemand de gevraagde klus heeft afgemaakt, realiseer je je dat je bent vergeten om je werknemer te bellen om te controleren of het gedaan is.

Digitale planningssoftware zorgt ervoor dat je alle communicatie met klanten en medewerkers op ieder gewenst moment direct beschikbaar hebt op elke computer of mobiele telefoon. Je kunt de status van elke werkbon altijd en overal volgen. Hierdoor raken geen papieren kwijt of zijn ze onleesbaar, vergeet je niet wat je nog moet doen en hoef je jezelf niet meer af te vragen of iets wel is uitgevoerd. De software stroomlijnt alle processen: het verwerken van nieuwe opdrachten, het versturen van werkbonnen naar de schoonmaakmedewerkers, het afvinken en ondertekenen van de werkbonnen, het uitvoeren van inspecties en facturatie. Alles op één overzichtelijke plek.

Probeer gratis

Houd je klanten op de hoogte

Naast de genoemde voordelen voor jezelf zorgen digitale werkbonnen ook voor een goede communicatie met je klanten. Je bent altijd op de hoogte van de status van hun aanvragen. Wanneer een klant contact met je opneemt voor een update over zijn service locaties kun je gemakkelijk zijn werkbon historie opvragen om hem snel en nauwkeurig te laten weten welke schoonmaakklussen zijn voltooid en welke er nog uitgevoerd worden.

Daarnaast kunnen schoonmaakmedewerkers bij elke werkbon eventueel aantekeningen of foto’s plaatsen. Hierdoor wordt er altijd geregistreerd wat en om welke reden er iets heeft plaatsgevonden en kan dit direct worden toegelicht aan de klant. Het is ook mogelijk om een klant een eigen persoonlijke klantenportaal te bieden waarin zij vragen of opmerkingen kunnen plaatsen.

Probeer gratis

Verlaag je kosten

We zijn het er allemaal over eens; tijd is geld. Met een digitale planning software heb je geen groot team op kantoor nodig. Het systeem doet alle berekeningen en die vervelende gegevensinvoer gaat automatisch. Veel bedrijven met een digitale planning software hebben slechts enkele personen verantwoordelijk voor planning.

Belangrijk bij het gebruik van digitale planning software is om tijd te investeren in het juist invoeren van al uw schoonmaakklanten met hun specifieke voorkeuren die contractueel zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld alle werkactiviteiten die in het contract van de desbetreffende locatie zijn afgesproken. Hierdoor blijft alle informatie overzichtelijk op één plek en is het duidelijk voor iedereen. Geen instructie mappen meer in de bus.

Daarnaast kun je van al je medewerkers een profiel aanmaken, zodat je onmiddellijk kunt zien wie er over de juiste opleiding beschikt om bepaalde werkzaamheden van de klanten uit te kunnen voeren. Hierdoor wijs je eenvoudig een werkbon toe aan de juiste medewerker. Dit maakt het plannen niet alleen veel sneller, maar het helpt ook om ervoor te zorgen dat het werk goed wordt uitgevoerd en dat de klant tevreden blijft.

Probeer gratis

Stap nu over op digitale werkbonnen

Er is geen reden te bedenken waarom je niet zou starten met digitale werkbonnen en planning. Het bespaart tijd, verbetert je organisatie, werkt efficiënter, geeft meer grip op je planning en je hebt meer inzicht door rapportages. Hierdoor handel je echt sneller en gaat je productie omhoog.

Appreo is een moderne grafische planning, communicatie en digitale werkbon app, die werkt op zowel Android en iOS. Probeer het nu 30 dagen gratis.

Probeer gratis

Probeer Appreo eerst 30 dagen vrijblijvend uit

Probeer nu gratis
Appreo logo

Probeer Appreo nu gratis voor 30 dagen!